🥵 Underperformers

Hoy vamos a hablar de underperformers. Tanto si te has encontrado con algún caso en tu equipo como si no, en este artículo hablaremos de:

Identificar el origen del problema antes de que se convierta en un caso de underperformance.
Cómo dar feedback para que no vaya a más.
Si el feedback no funciona, un marco de trabajo para involucrar a la persona y trabajar en un cambio.
Cómo plantear un PIP.

Como primer detalle, definamos qué es un buen rendimiento. Para mí es simple, un buen rendimiento es aquel que cumple o excede las expectativas depositadas en un individuo en base a lo que se estableció en el momento de su contratación.

Dicho esto, comencemos 🚀

Cabe decir que la conversación sobre el rendimiento suele dirigirse hacia el aspecto individual cuando, en mi opinión, nos enfocamos demasiado en tener ingenieros top, cuando lo que deberíamos priorizar es tener equipos top. Lo segundo genera lo primero, pero la relación inversa no está tan clara.

La mayoría del rendimiento de una persona no va a depender directamente de él, incluso diría que del 70 al 80% del rendimiento de un miembro de tu equipo va a estar determinado por su entorno.

Entonces, ¿qué es lo que va a habilitar un buen o gran rendimiento? La respuesta, como casi siempre en software, es “depende”. Personalmente, me gusta el concepto de la Pirámide de Rendimiento.

🤔 Pirámide de rendimiento

¿Qué es lo que habilita un alto rendimiento? Si lo pensamos a modo de pirámide, hay muchos modelos con distintos niveles e incluso los nombres varían entre ellos, pero personalmente el modelo que más me gusta y que encaja con mi forma de verlo es el siguiente, del nivel más bajo al más alto:

Cultura: En la base de la pirámide establecemos la cultura de la compañía, esto incluye estar alineado con sus principios y misión así como los valores que promueve. Si nuestro entorno no se alinea con nuestros valores, difícilmente nuestro rendimiento será el óptimo.
Sistemas: En la capa por encima de la cultura incluimos los sistemas, aquí entran los rituales, el enfoque de producto, la agilidad de trabajo en los equipos, la burocracia, las carreras definidas en la compañía así como el tooling y la facilidad de uso del mismo.
Management: En la penúltima capa tenemos la capa de liderazgo medio y alto, como esta capa proporciona feedback, se comunica con la compañía, como se delegan las tareas, etc. Aquí es donde tu rol y tu forma de ejercerlo, si eres Engineer Manager/Team Lead, afectará o no en el performance de tu equipo de una forma más directa.
Individuo: Por último, la capa superior es la individual, el esfuerzo de la persona, el ownership que tiene sobre su trabajo, sus skills.

Si una persona está bien con dada una de esas capas, todo va bien. Cada individuo le da más o menos importancia a cada una de esas capas, para alguien la capa de sistemas puede ser mucho más importante que la de la cultura y viceversa. Por eso “depende” de cada caso y como se sienta en cada uno de esos puntos, no existe una silver bullet para identificarlo.

Si alguna de estas capas falla para una persona concreta, comenzaremos a detectar algo en esa persona, bajo rendimiente, apatía, hay múltiples señales posibles. En ese caso:

Abordarlo pronto y de forma gradual

😇 El happy path

Cuando hablo del happy path se trata de los casos en los que con la primera herramienta de la que disponemos, el feedback, somos capaces de redireccionar el caso. A través del feedback podemos:

Reforzar 👏
Reconocer 👍
Corregir 🩹

Suele darse una tendencia a focalizarse en corregir, pero es igualmente importante una vez se ha corregido, debemos reforzar de forma positiva esa corrección así como reconocer ese esfuerzo y ese cambio de dirección. Es nuestra función dar un feedback que proporcione a la persona una opinión equilibrada de como está evolucionando en ese aspecto, para ello no solo debemos comunicar lo malo sino también lo bueno.

Además el happy path, si se da, realmente es un camino, desde la corrección llegamos al reconocimiento y del reconocimiento llegamos al refuerzo.

Todo esto si las cosas funcionan sin problemas. ¿Pero qué pasa si no es tan sencillo? En ese caso, cuando el feedback no cala y por tanto no hay cambios, llegamos al caso de underperformance. Aquí el camino es más complejo y va a requerir de tu máxima energía.

⏱️ Framework, accountability dial

Recopilando información para este artículo me tope con el Accountability Dial de Jonathan Raymond. Con este framework de 5 pasos tenemos una herramienta para navegar el cambio para una persona con la que el feedback no está llegando al punto de volver a estar en un buen rendimiento.

Veamos estos 5 pasos:

🟢 Mention — es la primera vez que se habla del tema y una buena forma de abordarlo es desde una posición de curiosidad hacia la persona y el comportamiento. Has llegado tarde varias veces esta semana, ¿todo bien?
🟡 Invitation — una conversación más formal en la que se toca el tema directamente, indagas el porque sucede. Se establecen claramente las expectativas y la persona tiene claro lo que debe hacer para corregirlo.
🟠 Conversation — Si después de los dos pasos anteriores la situación persiste, deberías iniciar una conversación más seria para expresar la urgencia de un cambio por su parte. En este punto, también puedes ser más prescriptivo sobre lo que debe hacer concretamente y establecer un compromiso en términos de tiempo.
🔴 Boundary — después de las 3 conversaciones anteriores, es momento de una conversación más seria en la que adviertas las consecuencias de no haber ningún cambio de comportamiento. Si identificas que la persona no es capaz de avanzar sin ayuda, siéntate y muestrale como hacerlo, si aplica claro. A nadie le gusta el micro-management, pero llegados a este punto algo de micro-orientación puede desbloquear la situación.
🟣 Limit — Es el momento del ultimatum, es el momento de definir un PIP (Performance Improvement Plan) llegados a este punto, si las cosas no mejoran es momento aplicar cambios. Esta conversación es clave y debes tenerla como el último paso antes de soluciones drásticas.

En pocas palabras si esta es la primera conversación que tienes con alguien sobre su rendimiento y es para despedirle o sacarlo del equipo, has hecho mal tu trabajo. Si alguien no se esperaba ser despedido por bajo rendimiento, algo has hecho mal.

No todos los caminos deben acabar en un despido, hay otras opciones, todo depende de tu contexto:

🎽 Cambio de equipo — Un cambio de equipos puede ser una excelente opción para ayudarle. Puede actuar como un reinicio en su ambiente de trabajo, permitiéndoles comenzar de nuevo y ofreciéndoles la oportunidad de reconstruir su impacto y reputación con un nuevo conjunto de personas. A veces, un cambio de escenario es todo lo que se necesita para ayudar a alguien a redescubrir su motivación y rendimiento.
🧢 Cambio de rol — En algunos casos, un cambio de roles puede ser beneficioso. Por ejemplo, si un manager no está encontrando su espacio, podría ser útil volver a un rol individual contributor (IC). Esto puede permitirles centrarse en tareas más específicas y menos estratégicas, aliviando parte de la presión y permitiéndoles trabajar en áreas donde pueden tener más éxito.
🌴 Darles tiempo libre — Si sospechas que se trata de un caso de estrés o ansiedad o tienen problemas personales que afectan su rendimiento, considera darles un tiempo libre prolongado, si está en tu mano. Cuando vuelva, es posible que esté más centrado y listo para mejorar su rendimiento.

Estos son algunos ejemplos que podrías tener en cuenta antes de algo más radical. De todas maneras es algo que dependen enteramente del perfil implicado y del contexto.

✍️ El PIP (Performance Improvement Plan)

Llegados a este punto, deberás seguir el proceso establecido en tu compañía para estos casos. Usualmente pasa por hablar con RRHH del caso, a veces con parte del PIP preparado, otras veces se decidirá y revisará el mismo más adelante.

Básicamente un PIP es un documento en el que se establece:

La situación actual y los problemas de performance de forma detallada
Se definen una serie de objetivos que la persona deberá lograr para superar el PIP.
El periodo de tiempo en el que el PIP está activo y que establece el tiempo durante el cual deben lograrse los objetivos definidos.
Las consecuencias en caso de no superar el PIP en el tiempo definido
De que forma se le va a ayudar a lograr esos objetivos

El último punto es importante, aquí no se echa a nadie a los leones sin protección. Tu rol es hacer todo lo posible y poner todas las herramientas en las manos de la persona para que pueda lograr superar el PIP.

Una vez definido y acordado el PIP el siguiente paso es hablar con la persona. Para ello deberías:

Agendar un meeting con la persona
Compartir del PIP por adelantado para poder revisarlo juntos

Durante la conversación repasaréis el documento y las inquietudes o dudas que suscite. A partir de ahí se reescribirá todo aquello que no quede claro, se añadirá todo aquello que durante la charla se comente y deba añadirse, ya sean aclaraciones, acuerdos o preocupaciones que no quedasen claras.

Una vez acordado por ambas partes, pueden ocurrir dos cosas:

Se supere el PIP en el tiempo establecido
No se supera. A pesar de dar seguimiento e identificar puntos en los que podría aplicarse mejora, estos no mejoran. Se da feedback durante el periodo y se sigue la evolución, pero a pesar de ello no hay cambios. Si nos encontramos aquí, ya no hay más que hacer, dependiendo del caso podremos optar por alguna opción alternativa al despido o no.

💡 Conclusión

En definitiva, una actuación temprana y gradual identificando el motivo que lleva a la persona a esa situación puede ayudar a redirigirla de una forma más eficaz. Dependiendo del punto de la pirámide que esté provocando esta situación tendrás más o menos puntos accionables en tu mano.

En caso de actuar si tienes suerte y navegas el happy path un feedback correctivo reconociendo y reforzando las mejoras será suficiente. Sino llegarán las conversaciones incómodas, pero en el artículo te he dejado una manera de abordarlo.

Os dejo una pequeña infografía resumen de todo el artículo.